Copy và paste trong excel

rong phần này tôi gọi việc copy là “chép” và paste là “dán”

Các chế độ dán đặc biệt trong Excel cho phép người ta có thế thực hiện được các thao tác thật tuyệt vời mà chính bạn, những ngưởi sử dụng Excel thường xuyên mới thấy hết được tầm quan trọng của nó.

Để áp dụng điều này trước tiên bạn phải chép (copy để có cái mà Paste) bạn có thể Ctrl + C hay menu Edit à Copy. Thế là xong phần copy. Đến phần Paste có 2 cách để bật lên hộp thoại như trên hình bên:
- Menu edit àPaste Special…
- Hoặc Nhấn nút lệnh menu pop_up (tôi gọi nó như thế (người khác gọi thế nào tôi hỏng biết J) đó là nút lệnh nằm giữa nút right Windows và nút right Ctrl (nút cửa sổ và nút Ctrl bên phải).

Tất nhiên là nếu bạn phải đưa con trỏ về vị trí mà bạn muổn dán trước khi thực hiện gọi hộp thoại này lên nhéNhư bạn thấy trong hộp thoại Paste Special: Nó gồm có 3 khung: Paste, Operation, others, và các nút lệnh

1.Paste (Dán):

a.“All”: (chép hết) Chuyện này khỏi nói chắc các bạn cũng biết, nó giúp bạn chép hết như khi bạn dán bình thường, nói chung không có gi đặc biệt. (Đây là tuỳ chọn mặc định)

b.Formulas: (Công thức): nếu được chọn có nghĩa là bạn chỉ cho phép nó chép công thức à điều này có nghĩa là tất cả những thứ khác đều không sao. Điều này thật tuyệt vời vì nếu bạn đã vẽ viền (bordering) xong mà bạn chép hết thì bạn phải tốn công vẽ viền lại vì đồi khi ở các vị trí khác nhau bạn sẽ vẽ loại viền khác nhau. Việc sử dụng chép công thức đảm bảo sự tuân thủ như khi bạn chép công thức theo kiểu bình thường (thay đổi đối với các địa chỉ tương đối và giữ nguyên các địa chỉ tuyệt đối).

c.Values: (giá tri):Nếu tuỳ chọn này được kích hoạt có nghĩa là bạn chỉ cần lấy giá trị tình được trong ô chép chứ không quan tâm đến các tính (công thức). Tôi thường sử dụng chuyện này để thay đổi kiểu chử hoa thường (change case) hay chép giá trị từ các cột tính phụ. (tất nhiên điều này có nghĩa là sự thay đổi giá trị của ô chép không có bất kỳ ảnh hưởng nào đến ô dán. Ví dụ:

i.Tôi có dòng chữ: “I love you” ở ô A1. Bây giờ tôi muốn đổi giá trị của ô này thành in hoa. Lưu ý rằng trong Excel không hổ trợ change case như trong word.
ii.Thao tác của tôi là:
(1)Tìm một ô trống giã sử là ô A2 và gõ vào ô trống đó công thức =upper(A1). Như vậy ở ô A2 tôi có được kết quả công thức là dòng chữ: “I LOVE YOU”.
(2)Tiếp theo tôi chọn ô A2 và bấm “Ctrl + C” (thực hiện đông tác chép).
(3)Tiếp theo tôi chọn ô A1 và bấm chuổi phím: menu (nút bấm nằm giữa nút “Ctrl” trái và nút “windows” trái) tiếp theo là nút “s” (chọn “Paste Special”) tiếp theo là nhấn “v” chọn “Values”. Cuối cùng tất nhiên là nhần “Enter”

Qua các thao tác trên bạn có thể cho là nó dài dòng khó nhớ, và tốn thời gian. Nhưng nếu bạn cố gắng nhớ và thực hiện nó một các nhuần nhuyễn thì bạn sẽ hiểu là nó hay như thế nào!
Điều tiếp theo bạn nên lưu ý là nếu bạn dùng đến con chuột trong chuyện này thì tức là bạn đã nhân 3 thời gian thao tác

d. Format: (định dạng): Đây là tuỳ chọn giúp bạn chỉ chép các định dạng kể cả các định dạng theo điều kiện (conditional formatting). Với công dụng chỉ chép định dạng bạn có thể định dạng cho các vị trí khác nhau từ một vị trí định dạng chuẩn.
Việc làm này cũng giống như khi bạn nhất tô định dạng bằng cây chổi format

e.Comments: (ghi chú): Đây là tuỳ chọn giúp bạn chỉ chép các ghi chú. (Đây là một trong những thứ mà tui ít sài – nhưng biết đâu có khi bạn lại cần đến)

f.Validation: (Sự xác nhận – cái này tui dịch đại chứ không biết chính xác người ta gọi là gì nếu bạn muốn biết nó thật sự nghĩa là gì thì hãy đi theo đường liên kết (link)!!). Nếu bạn đã sài qua validation thì chắc chắn rằng bạn sẽ cần đến chức năng này khi bạn cần sự xác nhận cho các địa chỉ khác ngoài địa chỉ cũ.

g. All except borders: (tất cả ngoại trừ đường viền): Quá dể hiểu tất cả đều hiện rõ ra đó: chép tất cả ngoại trừ đường viền tức là không làm thay đổi định dạng về đường viền của ô dán.

h. Column width (độ rộng cột): độ rộng cột của địa chỉ dán sẽ bằng độ rộng cột của địa chỉ chép. Cái này hơi khó sài đấy. Cứ thử đi. Tui sài nó tốt trong office 2000 nhưng cũng gặp nhiều khó khăn trong office XP trở đi.

(Hai chức năng sau đây không có trong Excel 2000 trở về trước)
i. Formulas and number formats (công thức và dạng định dạng số): cái này giống cái paste special formulas ở trên nhưng có thêm cái định dạng số. Nhớ là chỉ là định dạng số thôi đấy nhé chứ không hề có chuyện định dạng fonts hay bất kỳ cái gì khác ví dụ: số của bạn là có định dạng là 1,020.20 (hai số sau dấu thập phân, có phân cách hàng ngàn), thì nơi chép tới có ngoài công thức giống còn giống cả cái này nữa. Nếu biết thêm về number formats và những điều đặc biệt của nó mời bạn xem Công cụ số “number formats”

j. Values and number formats (giá trị và định dạng số): Cái này lại giống y như cái chép công thức là định dạng số ở trên chỉ có điều là thay vì là công thức thì bây giờ là giá trị.

Các tuỳ chọn khác: add (cộng) subtract (trừ), multiply (nhân), divide (chia). Bạn cần nhớ là chọn cái nào thì chọn một cái chư không thể chọn nhiều được (có muốn chọn thêm cũng không ai cho). Và bạn cũng cần nhớ là chỉ thực hiện các phép tính trên đối với các con số (tất nhiên đố ai cộng trừ nhân chia được với các chuổi)

c. Sử dụng: Tôi cho rằng các bạn chỉ cần đọc ví dụ sau bạn sẽ hiểu được cả bốn tuỳ chọn trên:

Như các bạn biết số tiền trong bảng tính tiếng Việt thường bị tình trạng là phải gõ 3 số 000 (hàng ngàn) nhiều lần. Thế nên tôi thường làm như sau:

- Gõ theo đơn vị ngàn thôi tức là tôi tự chia các số đó cho 1000.
- Sau khi hoàn thành cột tiền tôi gõ vào một ô khác số 1000 rồi thực hiện lệnh copy.
- Tô chọn cột số tiền đã gõ ở trên
- Thực hiện lệnh Paste Special  chọn multiply rồi OK

Như vậy cột số tiền đã tăng các số lên 1000 lần như mong đợi
Ví dụ trên đây là tui sử dụng phép nhân, các phép tính còn lại tương tự như vậy

3. Others (các tuỳ chọn khác):

a. Skip blanks (bỏ qua ô trống): Nếu như hộp kiểm (check box) này được nhấn chọn có nghĩa là những ô trống (ở địa chỉ chép) sẽ được bỏ qua không xét đến (không được chép)

b. Transpose (thay đổi ngang dọc): Nghĩa là địa chỉ theo chiều ngang thì bị đổi thành chiều dọc và ngược lại chiều dọc sẽ bị đổi thành chiều ngang
Theo hình sau bạn sẽ thấy bảng biểu theo chiều ngang đã bị đổi thành chiều dọc và chiều dọc bây giờ là chiều ngang


4. Các nút lệnh: Tất nhiên là các nút lệnh “Paste link”, “OK”, và “Cancel”. Và cũng tất nhiên là tôi chỉ nói về nút lệnh “Paste link”.

Paste link: (chép có liên kết): nút lệnh này chỉ có thể nhấn được khi bạn không chọn tuỳ chọn nào ngoài các tuỳ chọn măc định (ở các khung trên). Việc chép có liên kết thực ra là cho nơi đến công thức tham chiếu đến ô chép
Mời bạn tham khảo hình minh hoạ sau đây



Trong ví dụ nguồn là khung địa chỉ từ A2:C6, bạn chọn ô đích A7 rồi Paste Special, Paste link bạn sẽ thấy địa chỉ đích hoàn toàn giống trên và sự thay đổi của nguồn sẽ làm thay đổi giá trị của đích vì thực chất ở ô đích là công thức tham chiếu

Nguồn : http://www.giaiphapexcel.com/forum/showthread.php?221-Paste-Special-v%C3%A0-b%C3%A0n-lu%E1%BA%ADn